יציאה מחוץ לקופסה אינה מתייחסת ליצירתיות במובן הפשטני, אלא ליכולת לערער על הנחות יסוד תפעוליות. היא מחייבת את הארגון לבחון מחדש את התהליכים, את חלוקת האחריות ואת מבנה הפעילות הכולל.

במקום לשפר תהליך קיים, יש לשאול: האם ניתן לתכנן אותו מחדש בצורה פשוטה, יעילה ואפקטיבית יותר?

שיפור תהליך מול שינוי תהליך

• שיפור תהליך – אופטימיזציה של הקיים: מהר יותר, מדויק יותר, זול יותר
• שינוי תהליך – הגדרה מחדש של אופן ביצוע העבודה: העברת פעילויות לגורמים חיצוניים, ביטול שלבים מיותרים, שינוי זרימת העבודה

התוצאות:

• המחסן התמקד במוצרים מוגמרים בלבד
• נפח האחסון הנדרש הצטמצם משמעותית
• זרימת העבודה הפכה ברורה וניתנת לניהול
• רמת דיוק המלאי עלתה, זמני האספקה התקצרו
• הארגון התפנה לפעילויות בעלות ערך גבוה יותר – מה שתרם לגידול במכירות

1. להבחין בין סימפטום לבעיה – מחסן עמוס עשוי להיות ביטוי לבעיה עמוקה יותר במבנה התפעולי
2. לאמץ חשיבה מערכתית – לבחון את כלל שרשרת הערך ולא רק את הנקודה הכואבת
3. להיפתח לשינויים מבניים – לרבות מיקור חוץ או שינוי חלוקת העבודה
4. להטמיע אוטומציה רק לאחר פישוט – לאחר הגדרה ברורה של התהליך
5. לשלב בין אנשים, תהליכים וטכנולוגיה – שלושתם יחד, לא כל אחד בנפרד

תפקיד יועץ ארגון ושיטות

היועץ אינו רק מטמיע פתרונות – הוא מוביל תהליך של חשיבה מחדש. הוא מזהה את נקודות הכשל, מאתגר את ההנחות הקיימות, ומסייע לארגון לבנות תהליך נכון שעליו ניתן להלביש פתרונות טכנולוגיים.

בעולם שבו הטכנולוגיה נגישה לרוב הארגונים, היתרון התחרותי אינו נמצא בכלי עצמו – אלא באופן שבו הארגון משתמש בו.